home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ MacFormat 1994 November / macformat-018.iso / Demos / M.Y.O.B. Accounting Demo / M.Y.O.B. Demo / M.Y.O.B. Demo.rsrc / STR#_10002.txt < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1994-08-31  |  3.4 KB  |  151 lines
  1. Company Information
  2.  
  3. Company Information can be found in the Administration Menu or in Set Up 
  4.  
  5. M.Y.O.B.
  6.  
  7.  
  8.  
  9. ÀáCompany NameÀá
  10.  
  11. Enter your company‚Äôs name, up to 40 characters.  It is displayed on the Command 
  12.  
  13. Centers, and (at your option) printed atop M.Y.O.B. reports. 
  14.  
  15.  
  16.  
  17. ÀáAddressÀá
  18.  
  19. Enter your company‚Äôs address.  It is used by M.Y.O.B. on invoices and purchase 
  20.  
  21. orders.
  22.  
  23.  
  24.  
  25. ÀáPhone NumberÀá
  26.  
  27. Enter your company‚Äôs phone number.
  28.  
  29.  
  30.  
  31. ÀáFederal Tax IDÀá
  32.  
  33. Enter your company‚Äôs federal tax identification number.
  34.  
  35.  
  36.  
  37. ÀáState Tax IDÀá
  38.  
  39. Enter your company‚Äôs state tax identification number.
  40.  
  41.  
  42.  
  43. ÀáCurrent Fiscal YearÀá
  44.  
  45. Current Fiscal Year is your current accounting year.  M.Y.O.B. sets the default 
  46.  
  47. current fiscal year to the current calendar year (most are) and sets the last 
  48.  
  49. month of your fiscal year to December.  If yours are different, change them.  If 
  50.  
  51. you're not sure what they are, check with your accountant before continuing.
  52.  
  53.  
  54.  
  55. ÀáÀáNote:ÀáÀá  The first time you click Record in Company Information, the current fiscal 
  56.  
  57. year is set and cannot be changed. 
  58.  
  59.  
  60.  
  61. ÀáLast Month in Fiscal YearÀá
  62.  
  63. This tells M.Y.O.B. how to organize the months in your fiscal year.  Your fiscal 
  64.  
  65. year probably ends in December, but if you're not sure, check with your 
  66.  
  67. accountant.
  68.  
  69.  
  70.  
  71. ÀáÀáNote:ÀáÀá  The first time you click Record in Company Information , the last month of 
  72.  
  73. your fiscal year is set and cannot be changed.  
  74.  
  75.  
  76.  
  77. ÀáConversion MonthÀá
  78.  
  79. The Conversion Month is the month for which you want to start entering data.  It 
  80.  
  81. does not have to be the current month.  If, for example, you set the conversion 
  82.  
  83. month to May, M.Y.O.B. will ask you for the opening balances of your accounts as 
  84.  
  85. of the start of business May 1 (which are the same as the ending balances on 
  86.  
  87. April 30 financial statements).
  88.  
  89.  
  90.  
  91. ÀáNote:Àá  You will not be able to enter any transactions dated before your conversion 
  92.  
  93. month. 
  94.  
  95.  
  96.  
  97. ÀáNote:Àá  The first time you click Record in Company Information , the conversion 
  98.  
  99. month is set and cannot be changed.  If you‚Äôve entered an incorrect conversion 
  100.  
  101. month and have recorded the company information, you must start a new data file 
  102.  
  103. to correct it.
  104.  
  105.  
  106.  
  107. ÀáAccounting Periods per YearÀá
  108.  
  109. Most people use only 12 accounting periods.  A few businesses use a 13th period 
  110.  
  111. to make year-end adjustments, so their adjustments will not affect any one 
  112.  
  113. period.  Most just enter their year-end adjustments on the last day of their fiscal 
  114.  
  115. year.
  116.  
  117.  
  118.  
  119. If you select 13 periods, M.Y.O.B. still segregates your data by the 12 calendar 
  120.  
  121. months,  and then adds an extra period.  To enter a transaction in the 13th period 
  122.  
  123. put an asterisk (*) before the date.
  124.  
  125.  
  126.  
  127. Example:  A date of 1/1/92 places the transaction in January.  A date of *1/1/92 
  128.  
  129. places the transaction in the 13th period.  January‚Äôs financial reports remain 
  130.  
  131. unaffected by the entry.  This feature allows you to use the actual date of the 
  132.  
  133. transaction for audit purposes, yet have it accounted for in the 13th period.
  134.  
  135.  
  136.  
  137. ÀáÀáNote:ÀáÀá  If you accidentally select 13 periods and then record your Company 
  138.  
  139. Information, you cannot change it back until you start a new fiscal year.  But 
  140.  
  141. remember, having 13 periods is not a serious problem, because you‚Äôre not 
  142.  
  143. required to record any transactions in that period.
  144.  
  145.  
  146.  
  147. When you're satisfied with the information you've entered for your company 
  148.  
  149. click Record.   
  150.  
  151.